商务秘书工作中秘书信息资料的传递

说到资讯传递，大家往往会想到信息传递，信息和资讯这两个词在含义及使用上有何区别?简单点来说，资讯是包含在信息这个大概念里的。

资讯传递或是信息传递在现代社会十分重要也很常见，资讯的形式有很多，包括：广播、电视、网络、书籍、报刊、杂志等等都能传播咨询。资讯是用户因为及时地获得它并利用它而能够在相对短的时间内给自己带来价值的信息，资讯有时效性和地域性。

信息和资讯这两个词在含义及使用上有何区别?

信息(Information)是什么?人们观察世界，认识事物的角度不同，方法各异，因而得出的结论也不同。

从产生信息的客体来定义信息：从哲学的角度认为，信息是物质的一种普遍属性，本质属性。事物在运动中发出一定的信号，这些能够被其它事物所感知的表征该事物特征的信号的内容即为该事物向其它事物所传递的信息。

从信息的发送、传输、接受的过程中，客体和接受主体之间的相互作用来定义信息：N.维纳认为："信息是我们适应外部世界并且使这种适应为外部世界所感知的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。""生物以及具有自动控制系统的机械系统， 通过感觉器官和外界交换的一切内容。"

从接受信息的主体来定义信息：申农(又译作香农)认为："信息是能够用来消除不确定性的东西"。信息是关于环境事实的可通信的知识。与此相近的提法有："传递的消息中使概率发生变化的东西。

据不完全统计，信息的定义有100多种，它们分别从不同层次、不同侧面揭示了信息的特征与性质，但也都存在着这样那样的局限，这是由于信息本身的复杂性尚未被完全认识，信息科学是一门新兴学科，它有许多分枝学科，对于它的内涵与外延，人们还在不断探索中。

就目前已进行的探索，我们可以将其归纳为广义和狭义两类表述：

广义的信息指的是客观世界中各种事物的存在方式和它们的运动状态的反映。

用通俗的说法，可以认为信息就是客观世界一切事物存在和运动所能发出的各种信号和消息。

狭义的信息指的是能反映事物存在和运动差异的、能为某种目的带来有用的、可以被理解或被接受的消息、情况等。Information 一词理解为狭义的信息时，常被译为情报。

中国国家标准GB4894-85关于信息的定义则将两类表述合并为：信息是物质存在的一种方式、形态或运动状态，也是事物的一种普遍属性，一般指数据、消息中所包含的意义，可以使消息中所描述事件的不定性减少。

信息无所不在，可以感知，但它不是事件和物质本身，信息是客观事物的存在方式或运动状态，以及关于客观事物存在方式或运动状态的陈述。信息是原料，经过人类的认识活动，成为已知的知识。

资讯——它是消费者因为及时的获得它并利用它而能够在相对短的时间内给自己带来价值的信息，资讯有时效性和地域性，它必须被消费被利用;资讯消费-它是在一个相对短的时间内，有人因为提供资讯而获得价值，并且“提供-利用”之间能够形成一个长期稳定的供求关系，具有这些特点才可以称之为资讯。

现代传递信息的方式有哪些?

现代：电报，网络通讯。

从人类的传播历史来说，人类传播信息方式的演变呈现这样一个脉络：视觉文化、听觉文化(直观的感受、“看的精神”)——概念性文化(“读的精神”)——新的视与听的文化(“新的看的精神”)。

因此，我们绝对有理由相信，在将来的某一天，图像信息会占据主流，文学也会退到一种极其边缘的位置，取而代之的是一种能听能看甚至能触能闻的多媒体艺术。但是，文字是不会像有些人预测的那样，被图像完全取代的，因为文字是积累知识的主要手段，是人类获得抽象思维不可或缺的环节，是人类传播不能缺少的传播媒介。

1.有线通讯传输,如电话,传真,电报,电视等

2.无线通讯传输,如对讲机,BP机(以淘汰),移动电话,收音机

3.数字通讯传输,最熟悉的,连网的电脑,数字电视

4.纸张通讯传输,如书信,报纸等

秘书信息资料的传递

1.资料传递的基本要求

将资料传递到需要者手中，就是资料的传递。一般来说，资料的传递基本要求是"多、快、好、省"。"多"，是指数量而言的。要求在一定条件下传递的资料数量尽可能大，或者说在一定渠道中通过的尽可能的多;"快"，是就速度而言的，指资料的传递特别要注意时限，能够在尽可能短的时间内，使到达指定目标;"好"，是就质量而言的，要求资料的传递准确可靠，防止失真;"省"，是就效益而言的，要求资料的传递中讲究经济效益，以最少的费用传递尽可能多的。

2.资料传递的基本方式

由资料的发出者把直接传递给需要者。这种传递是单向进行的，如广播、电视、报刊、新闻发布会以及各单位发出的简报、报表等。

双方在资料的传递过程中都向对方发出，共同参与传递过程。如各种讨论会、交流会，以及资料交换活动等。

资料的发出者根据接受者提出的要求，有针对性地选择内容进行传递。如上级主管部门向下属单位下达了本年度利润指标后，要求把各阶段指标完成情况和存在的问题及时汇报上来，各基层单位按要求传递治疗，就形成了反馈传递。

3.传递途径

随着现代通技术的迅速发展，传递的途径也越来越广泛。目前，我国传递的具体途径有：

(1)电传递，即通过电话、电报、电传等方式进行传递。

(2)新闻传递，即通过报刊、广播、新闻发布会等方式进行传递。

(3)邮路传递，即由邮电部门采取邮件形式传递。

(4)面授或直接送达，如派专人送达、召开各类讨论会、交流会等。重要的资料或距离较近者可采用这种方式。